資料だけを見せたいときは、画面全体より、資料を開いたウィンドウや特定のタブを選びます。
画面全体を共有すると、別のアプリに切り替えた場面や通知が見える可能性があります。共有する範囲を絞り、通知を抑えてから開始し、終わったら共有停止まで確かめましょう。ここではパソコンで資料を説明する場面を扱います。
目次
相手に見える範囲は、共有時に選んだ対象で変わる
自分の画面に見えるものと、相手へ送っている範囲は同じとは限りません。共有対象の名前とプレビューを確認します。
資料を見せるときの共有範囲の選び方
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 画面全体 | 選んだディスプレイ上の表示を広く共有。複数アプリの操作説明向きだが、別画面や通知が映る可能性に注意 |
| ウィンドウ | 選んだアプリのウィンドウを共有。資料を一つのウィンドウで説明する場面向き |
| ブラウザのタブ | 対応するサービス・ブラウザで、選んだタブの内容を共有。ウェブ資料だけを見せたい場面向き |
ウィンドウ共有でも、そのウィンドウの中で開いた別の資料は共有対象になります。ブラウザのウィンドウを共有すれば、タブ名やアドレス欄なども表示範囲に入る場合があります。見せる資料だけのウィンドウを用意すると、選び間違いを減らせます。
開始前に、資料と通知を整える
資料を選ぶ前に不要なウィンドウを閉じ、OSとアプリの両方で通知設定を確認しましょう。
見せる資料を一つのウィンドウへ
不要な資料・メール・私用タブを閉じる。資料のコメントや表示名にも、相手へ見せてよい情報だけがあるか確認する。
通知を抑える
OSの集中モードや通知設定を確認し、チャット・メール等のバナーと音を必要に応じて止める。例外として許可された通知も確認する。
対象を選んでプレビューを見る
資料名とウィンドウまたはタブの表示が合うか確かめてから共有する。画面全体を選んでいないかを見る。
Teamsには、会議中の通知を抑える設定があります。ただし、会議開始通知・通話・緊急通知・優先通知などは、別途設定しなければ届く場合があります。会議アプリの設定だけで、ほかのアプリからの通知まで止まるとは考えないようにします。
集中モードでも許可した相手やアプリの通知が届くことがあります。自分が使うOSの通知設定を確認し、業務上必要な通知との兼ね合いも見て調整してください。
使う会議サービスで、資料のウィンドウを選ぶ
共有ボタンを押した後が選択の分かれ目です。画面全体か資料のウィンドウかを、開始前に選びます。
公式ヘルプが案内する基本操作
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| Microsoft Teams | 会議の共有ボタンから画面全体またはウィンドウを選ぶ。資料だけなら対象のウィンドウを選択 |
| Zoom | 共有から画面や特定のアプリウィンドウを選ぶ。複数対象も選べるため、選択が広がっていないか確認 |
| Google Meet | 画面共有からタブ・ウィンドウ・画面全体を選ぶ。ウェブ資料なら該当タブを選択 |
共有できない場合は、会議の主催者や管理者が共有を制限していることがあります。MacなどではOS側の画面アクセス許可が関係する場合もあります。表示された案内を読み、会社の端末なら管理者へ相談してください。許可画面が出たという理由だけで、無関係な権限まで変更する必要はありません。
資料の音を流す場合は、画面の共有と音声の共有を分けて確認します。音声の選択肢はサービスや環境で異なるため、音が不要な説明では音声共有の選択を広げず、必要な内容だけにします。
別の資料を開く前に、共有を停止したことを確かめる
資料の説明が終わったら、共有を停止し、共有中の表示が消えたことを確認してからメールなどへ戻ります。
Teamsは発表者のツールバーから共有停止、Zoomは共有中のツールバーの「共有の停止」、Google Meetは共有中の操作から共有停止を選びます。ボタンの表示名や位置は利用環境で異なるため、共有を始めたら停止ボタンの場所も見ておきましょう。
Zoomの一時停止は共有の終了とは別の操作です。説明を終えたときは停止を選びます。ブラウザやOSにも共有中の表示が出ている場合は、その表示も確認し、複数の共有を始めているなら意図したものがすべて止まっているか確かめてください。
予定された会議で資料を見せる際は、相手に資料のタイトルが見えているかを確かめます。画面だけでは共有範囲に不安が残るときは、相手に見えている内容を言葉で確認すると、選択違いに気づきやすくなります。